Hà Vi Lê — Báo cáo sau khoá học

1Trước đây tôi làm thế nào

Ba việc chiếm nhiều thời gian nhất trong tuần của tôi.

4–5 giờ

cho mỗi bản báo cáo tháng gửi khách hàng

Báo cáo tháng cho khách: mở lần lượt Google Ads, GA4, Search Console; chép số sang Excel; dựng slide; viết phần nhận xét. Mỗi khách một bản, mỗi tháng làm lại từ đầu.
Brief gửi thiết kế: nhìn lịch đăng bài rồi viết tay từng bản brief cho từng bài, tự tính hạn nộp lùi ba ngày và tránh cuối tuần.
Theo dõi hiệu quả: mở nhiều tab cùng lúc, ghi số ra giấy hoặc Excel để so tuần này với tuần trước.

Khó ở chỗ: số liệu nằm rải rác nhiều nguồn nên phải gom tay; công việc lặp lại nguyên vẹn mỗi kỳ; và chép tay giữa các bảng thì rất khó phát hiện khi có chỗ lệch.

2Những gì tôi đã tự làm được

Tất cả đều đang chạy thật, không phải bản demo.

Một hệ thống thu và chấm khách hàng, 9 trang chức năng. Khách để lại thông tin trên trang đích, hệ thống tự lưu vào kho, tự chấm xem có đủ điều kiện chuyển cho sale hay không, rồi tự dựng báo cáo.

Trang đích thu kháchKho khách hàngTự chấm chất lượngSơ đồ phễuNgân sách & nguồnPhân tích hành viBáo cáo gửi cấp trên

Trang đích thu khách hàng — Trang đích thu khách — đang chạy công khai, dùng được cho quảng cáo.

Mở thử trang đích

Trang báo cáo đọc thẳng từ kho dữ liệu: phễu, chi phí mỗi lead, nguồn nào ra nhiều khách đủ điều kiện nhất. Mọi con số là phép đếm và phép chia, không qua AI.

Trang phân tích hành vi — Bảng đo hành vi khách trên trang: vào trang → cuộn tới form → chạm ô điền → bấm gửi, kèm tỷ lệ rớt ở từng bước.

Bộ 20 brief gửi thiết kế bung ra từ một file lịch đăng bài, kèm 40 sự kiện nhắc việc trên lịch — hạn nộp tự tính lùi ba ngày và tự tránh cuối tuần.

Trợ lý trên Telegram. Có khách đủ điều kiện là báo ngay kèm nút loại nếu người lọc thấy chưa đạt. Đúng 18h mỗi ngày tự gửi báo cáo: lượt truy cập, khách mới, khách đủ điều kiện, tiền quảng cáo, chi phí mỗi khách.

Một quy trình đóng gói để chạy lại lịch nội dung hàng tuần mà không phải làm lại từ đầu.

Cách làm này tôi học ở khoá Agent Boss — khoá dạy giao việc cho AI Agent bằng lời thường, không cần biết lập trình. Toàn bộ phần kỹ thuật ở trên tôi tự làm, không nhờ bộ phận kỹ thuật và không thuê ngoài.

3Hiệu quả đo được

Số liệu từ công việc thật của tôi.

4–5 giờ

→

15–30 phút

Thời gian dựng một bản báo cáo tháng cho khách hàng.

2–4 giờ

tiết kiệm mỗi tuần, tương đương 8–16 giờ mỗi tháng

20 bản

brief bung một lượt, thay cho viết tay từng bản

5 chỗ

số liệu chưa khớp giữa các slide, phát hiện khi rà lại bộ báo cáo cho khách hàng VNPAY

Kịch bản nội dung review Maps: trước đây phải tự nghĩ rất lâu, nay làm xong trong khoảng 30 phút.
Về sai sót: số liệu được lấy thẳng từ nguồn thay vì chép tay giữa các bảng, nên không còn khâu dễ sai nhất. Khi có chỗ lệch giữa các bản, việc đối chiếu chỉ ra được ngay — như 5 chỗ ở bộ báo cáo VNPAY, phát hiện trước khi gửi khách.

4Năng lực tôi có thêm

Những việc trước đây phải nhờ người khác hoặc thuê ngoài.

Đưa một trang web lên internet. Trước đây phải nhờ bộ phận kỹ thuật hoặc thuê ngoài, kèm thời gian chờ. Nay tự làm và tự sửa được khi cần đổi nội dung.
Nối các công cụ với nhau. Google Drive, email, Telegram, Google Analytics và các công cụ đo hành vi — số liệu tự chảy về một chỗ thay vì tôi mở từng nơi để chép.
Dựng bảng đo và báo cáo tự chạy. Tự đặt tiêu chí thế nào là khách đủ điều kiện, tự đặt giờ gửi báo cáo.
Đóng gói quy trình để dùng lại. Một quy trình viết ra một lần, các lần sau chạy lại đúng như vậy, và đồng nghiệp dùng được.

5Tôi định dùng tiếp thế nào

Những việc có thể làm ngay với cách làm này.

Áp dụng quy trình bung brief cho toàn bộ lịch nội dung của bộ phận, thay vì chỉ một tháng thử nghiệm.
Dựng bảng theo dõi tương tự cho các khách hàng khác đang chạy, để báo cáo hàng tuần không phải gom tay.
Nối tài khoản quảng cáo vào hệ thống để có chi phí mỗi khách hàng theo số thật thay vì nhập tay.
Xác thực tên miền công ty với dịch vụ gửi thư, để email chăm sóc khách gửi được từ địa chỉ của SEONGON.
Hướng dẫn lại quy trình cho đồng nghiệp trong nhóm, để không phụ thuộc vào một người.